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第一讲办公室6S管理概念

一、6S管理定义：

6S即：整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SAFETY）。

具体内容：

1S----整理（SEIRI）：

对办公室物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等；

目的：腾出空间，提高工作效率。

2S----整顿（SEITON）：

对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使办公现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱；

目的：排除寻找的浪费。

3S----清扫（SEISO）：

对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污；

目的：使不足、缺点明显化，是品质的基础。

4S----清洁（SEIKETSU）：

维护清扫后的整洁状态；

目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。

5S----素养（SHITSUKE）：

将上述四项内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯；

目的：提升“人的品质”，养成对任何工作都持认真态度的人。

6S----安全（SAFETY）：

上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全第一。

目的﹕杜绝安全事故、规范操作、确保产品质量。

第二讲办公室6S管理与员工的个人素养

一、办公室环境建设的重要性

1、办公室管理包括办公室6S管理、安全管理、印信管理制度、办公

室制度、办公室接待/办公室布置。

2、工作氛围包括人际关系、领导方式、作用和心理相融程度等，是

团体内的小环境、软环境。工作氛围的营造是内部环境建设中最能体

现关心人、尊重人、影响人的一项管理工作。

3、良好的办公室管理和环境氛围有助于增强人际关系的融洽，提高群体内的心理相融程度，从而产生巨大的心理效应，激发员工积极工作的动机，提高工作效率。反之，会使员工感到心理压抑，缺乏工作热情、丧失积极向上的精神和要求，不能实现组织的目标。

二、办公室团体凝聚力

1、工作氛围的影响力。

2、营造良好工作氛围的主体。

3、办公室人性化管理。

4、办公室冲突管理。

5、办公室文化建设。

6、执行力。

7、时间管理。

三、个人素养的培养

1、学习力

2、机会只垂青有准备的人

3、气质的修炼

四、办公室礼仪

1、接待工作对企业的意义

2、接待管理工作的内容

3、接待礼仪介绍

前台接待、

电话接待、

会议接待三方面及与此相关的礼仪要求、

着装礼仪、

坐姿、蹲姿、站姿等礼仪

4、沟通礼仪及技巧

第三讲6S管理的实践

一、6S管理目的：

1.实行6S管理，是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段，通过规范现场、现物，营造干净、整洁的工作环境，培养员工良好的工作习惯。

2.实行6S管理，培养各级管理人员工作标准化、规范化、程序化、系统化的工作方式，管理各种物品及文件资料，及时准确地按工作内容、工作程序分类定置，便于及时处理各种信息，从而提高工作效率。同时办公室是个窗口，为了发挥窗口的作用，树立企业良好的对内对外形象。

二、6S管理操作规范

（一）、责任区

办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作；

（二）、办公室6S操作规范

1、办公区门厅、通道、地面、门窗、墙壁、天花板管理规定。

2、办公室各类物品摆放的规定。

3、办公桌（柜）内物品的位置。

4、文件柜（架）内物品的定置。

5、办公室规范。

三、公共部位的管理要求

（一）会议室

（二）卫生间

（三）洗手间

（四）垃圾点（室内垃圾桶、公共垃圾箱）

四、6S的检查要点

（一）整体环境

（二）公共区域

（三）办公室

6S管理检查考核评分标准

五、公司各级员工在6S活动中的责任

（一）、部门领导及班组长6S责任

1、结合公司的行动目标，学6S知识、技巧；

2、负责本部门／班组6S活动宣传、教育；

3、划分部门／班组内部6S责任区域；

4、依公司6S活动计划表，制定本部门／班组活动计划；

5、担当6S活动委员及评分委员；

6、分析和改善6S活动中问题点；

7、督导部属的清扫点检及安全巡查；

8、检查员工服装仪容、行为规范。

（二）、员工6S责任

1、自己的工作环境须不断地整理、整顿，物品、材料及资料不可乱放；

2、不用的东西要立即处理，不可使其占用作业空间；

3、通道必须经常维持清洁和畅通；

4、物品、工具及文件等放置于规定场所；

5、灭火器、配电盘、开关箱、电动机、冷气机等周围要时刻保持清洁；

6、物品、设备要仔细地放，正确地放，安全地放，较大较重的堆在下层；

7、保管的工具、设备及所负责的责任区域要整理；

8、要养成随时随地拾起地面上的纸屑、玻璃屑、材料屑、零件的习惯，并集中存放于规定场所；

9、不断清扫，保持清洁；

10、听取上级的指示，并积极配合。

六、6S的检查要点-----施工现场

1、施工物料是否存放在指定地点、是否整齐、有序。

2、施工过程中当天产生的垃圾是否及时清走，不遗留积存。

3、施工完毕彻底清理现场，把保持清理洁净。

七、6S的检查要点——生产现场

1、现场摆放物品（如原材料、半成品、成品、余料、垃圾等）是否定时清理，区分“要”与“不要”；

2、物料架、模具架、工具架等是否正确使用与清理；

3、模具、夹具、量具、工具等是否正确使用，定位摆放；

4、机器上有无不必要的物品、工具或物品摆放是否牢靠；

5、桌面、柜子、台面及抽屉等是否定时清理；

6、茶杯、私人用品及衣物等是否定位摆放；

7、资料、保养卡、点检表是否定期记录，定位摆放；

8、手推车、电动车、架模车、叉车等是否定位摆放，定人负责；

9、塑料篮、铁箱、纸箱等搬运箱是否定位摆放；

10、润滑油、切削液、清洁剂等用品是否定位摆放并作标识；

11、作业场所是否予以划分，并标示场所名称；

12、消耗品（如抹布、手套、扫把等）是否定位摆放，定量管理；

13、加工中的材料、半成品、成品等是否堆放整齐并有标示；

14、通道、走道是否保持通畅，通道内是否摆放物品或压线摆放物品（如料箱、安全网、手推车、木板等）；

15、不良品、报废品、返修品是否定位放置并隔离；

16、易燃品是否定位放置并隔离；

17、制动开关、动力设施是否加设防护物和警告牌；

18、垃圾、纸屑、塑料袋、破布（手套）等有没有及时清除；

19、废料、余料、呆料等有没有随时清除；

20、地上、作业区的油污有没有清扫；

21、饮水机是否干净；

22、垃圾箱、桶内外是否清扫干净；

23、墙壁四周蜘蛛网是否清扫；

24、工作环境是否随时保持整洁、干净；

25、长期置放（1周以上）的物品、材料、设备等有没有加盖防尘；

26、墙壁油漆剥落、地面涂层破损及划线油漆剥落是否修补；

27、地上、门窗、墙壁是否保持清洁；

28、下班后是否清扫物品并摆放整齐；

29、是否遵守作息时间（不迟到、早退、无故缺席）；

30、工作态度是否良好（有无谈天、说笑、擅自离岗、看小说、呆坐、打磕睡、吃零食现象）；

31、服装穿戴是否整齐，有无穿拖鞋现象；

32、工作服是否干净、整洁，无污洉；制盖车间是否有戴首饰现象；

33、干部能否确实督导部属进行自主管理；

34、使用公用物品、区域是否及时归位，并保持清洁（如厕所等）；

35、停工和下班前是否确实打扫、整理；

36、各区域是否有现场卫生责任卡，并有责任人，责任卡与责任人是否对应。

37、能否遵照公司有关规定，不违反厂规。

第四讲办公室6S管理的现状分析与对策

为创造整洁、舒适、有序的工作、学习环境，改善和提升员工工作效率，延伸企业文化教育，保障员工在一个健康、舒畅、安全工作环境下工作。倡导通过全员参与，定期检查，量化考核，持续改进等方式不断提高现场办公管理水平，达到“清洁整齐、有序美观、安全高效”。特建议各办公室积极开展此活动

一、目前现状

经观察，现公司大部分办公室内物品摆放极为不整齐，尤其办公桌物品及文件的放置，杂乱无章。

二、现状分析

1.首先分析人们取得物品和储好物品需要这么久。

2.如果你从事小批量生产，但工作周期快，那么每秒都得计算在内。

三、取得物品的一些典型问题：

1.不知道要取的物品叫什么？

2.不知道存放在哪？

3.存放地点太远？

4.存放地点分散？

5.重覆往返？

6、难于找到，因为太多物品存在在那里。

7、没有贴标签。

8、存放地点没有此物品，但不知道是否已用完或别人正在用它？

9、不知道是否有零件存在（没有存档总表）

10、买进的物品有毛病。

11、很难取出。

12、太大了，拿不起。

13、需要调整或安装。

14、太重了，拿不起。

15、没有运输的通道。

四、针对以上情况特建议如下：

各办公室再次认真自发组织学习6S管理。

各办公室对其内部文件资料进行分类梳理。

对各办公室以整体为单位进行考核，制定奖罚措施。（见附件1）

为持续提高我公司职能部门工作效率，在原规章制度基础上继续推进办公室工作，特提议相关工作规定如下：

（一）考核小组成员：

(二)考核标准：

1办公室内干净无垃圾。垃圾得到及时收集、清除,无破旧、过期、不用物品

2室内外地面和立面平整干净，无蛛网、无污、无洞、无剥落

3室内通道畅通、干净，线缆、网线排列整齐

4室内通风良好、无异味

5玻璃透明、光洁、无尘、无污、无损

6墙壁悬挂张贴物牢固、端正、整齐、美观

7光线良好，灯具正常照明

8办公桌椅、设施排列整齐、合理

9物品文件分类摆放整齐、无堆积、无积尘

10消防设施齐全有效

11设施、物品、工具定位摆放，随时可找到

12设施、器材使用说明清楚，有目视化标签指示

13办公电器保持良好使用状态，外表无尘无迹、内部定期清理清洗

14办公桌、工作台表面整洁无尘、无污迹、无杂物、垃圾

15办公桌、工作台、柜厨内部物品分类整齐摆放

16定期清理整顿，不断改进，记录规范系统，

17个人卫生习惯良好，令人感觉愉快

18礼仪规范，文明。接打电话使用公司标准用语，接待来访人员及公司员工耐心细致等。（附加款）

（三）评估标准

实行六级制评估标准：

一级很好，超过标准

二级达标且保持一贯

三级基本达标但有瑕疵

四级正在改进但未达标

五级差距较大

六级失控、混乱

（四）考评方法

1各办公室实行自检、专人检查、定期考核结合的检查办法。

2职能部门定期指定专人检查，评估和统计，并定期汇总向分管领导报告。

3制订规范标准的检查、监督、评估报告系统进行定期汇总统计和考核评分。

（五）考核时间：每周一次配合不定期抽检

（六）6S、考评结果

评定100分制，评分范围在-50~100分；

6S评定每月一次，每周6S检查一次，月底平均分。6S报告占30分，每周检查结果公布办公网上。月底办公网上极其张贴栏上共公布。在月底前将数据提交分管领导，并评分确认；根据评分情况，每月评选5S优胜单位1名；

建议制作一面6S优胜流动锦旗，以及奖金xxx元。

（奖金列入各办公室自主活动经费）

参考：公司相关制度员工手册6S管理

小贴士：

下班后，清理放置个人办公文件和器材。并每天下午下班轮流值班拖地。（时间大约5分钟搞定）

旧的文件夹和资料可以重新贴上文件导标签。

对常用文件和保存文件分类并进行位置远近安排。

保留有用物品，处置无用物品

对区域内环境和陈设物品进行合理布置，分类、定位整齐摆放

逐项进行除尘、保养、出新，保持设施设备物品持续良好状态，环境舒适

第五讲办公室6S管理终极目标

第六讲员工的办公室6S管理的培训及培训技巧(1小时)

（略）

公务文书办公室6S管理商务礼仪办公室管理与办公氛围行政管理

执行力会务高效管理环境保护培训技巧沟通技巧群团活动组织与策划

阎夏林讲师简介：

硕士学位，为国家人社部著有《行政管理师》教科书。大型国企、民企担任行政副总经理等高管职务，曾先后受聘于上海市委党校、上海大学、浙江大学、上海商学院、南京大学、南京政治学院等学校和全国众多大中型企业管理类和中文类课程培训讲师，具有20多年讲师经验，课深入浅出，语言非常简练且风格幽默而又具哲理，具有扎实的理论根基，系统的课程设计，丰富的实战经验。听课学员满意测评率几近100%，与国内许多知名培训机构长期合作。

阎夏林讲师讲课经历：

上海市委党校、上海立达技术学院、上海人才大厦、上海华东人才、上海大学、浙江大学、上海商学院南京大学、南京政治学院中国移动通信管理学院、中国电信学院、中国市场学会、中国创造学会、中国电信上海股份有限公司、东软股份有限公司、中国网通股份有限公司、上海市经委、中国电信深圳分公司、宝钢集团、百联集团、中国市场学会、上海医药股份有限公司、上海住房置业担保有限公司、深圳中兴管理技术学院、上海电器股份有限公司、上海金山石化股份有限公司、中国石油化工股份有限公、上海市广告协会、北京信达等。